Archiv

Grundsätzlich gilt: Akten, die länger als drei Jahre zum Jahresende im Archiv liegen, löscht der drkserver zum Jahreswechsel automatisch und endgültig. Wandert eine Akte ins Archiv, wird diese sofort gelöscht, wenn das Austrittsdatum länger als drei Jahre zum Jahresende zurückliegt. So steht es auch in der Information zur Datenverarbeitung, die jede*r Anwender*in bei der ersten Anmeldung im drkserver zur Kenntnis genommen hat.

Beispiel 1: Akten im Archiv

Im Archiv deines Kreisverbandes befinden sich die Akten von Fritz Müller, ausgetreten am 15. Mai 2020, und von Dagmar Meier, die am 30. Oktober 2021 ausgetreten ist.

Fritz Müllers Akte wird gelöscht, denn er fällt unter die Drei-Jahre-zum-Jahresende-Regel: Drei Jahre gerechnet ab dem 15. Mai 2020 ist der 15. Mai 2023, Jahresende der 31. Dezember 2023.

Dagmar Meiers Akte bleibt dagegen noch im Archiv: Drei Jahre nach ihrem Austrittsdatum ist der 30. Oktober 2024, Jahresende der 31. Dezember 2024. Erst dann wird ihre Akte automatisch gelöscht.

Beispiel 2: Akten im aktiven Bestand

Du bemerkst bei der Datenpflege die Akte von Gertrud Schulz im aktiven Bestand. Sie ist aber schon seit Ende 2015 nicht mehr dabei. Du beendest die Mitwirkung von Gertrud zum 31. Dezember 2015. Damit fällt sie unter die Drei-Jahre-zum-Jahresende-Regel – die Akte wird umgehend gelöscht.

Die Akte von Harald Schmidt fällt dir ebenfalls auf. Er ist Ende September 2021 ausgetreten. Du beendest die Mitwirkung, die Akte landet im Archiv. Dort bleibt sie für drei Jahre (September 2024) zum Jahresende (31. Dezember 2024).

Eigene Akte länger aufbewahren

Wer die eigene Akte länger aufbewahrt haben möchte, schreibt dem drkserver-Team an support@drkserver.org.

Administrator*innen können Akten aus dem Archiv endgültig löschen. Dazu die entsprechende Akte im Archiv ermitteln und auf das Symbol “Mülltonne” klicken. Danach mit “OK” bestätigen. Beachte bitte: Weder du noch das drkserver-Team kann die Akte dann nachträglich wiederherstellen.