Menü-Editor - für die einzigartigen Bezeichnungen vor Ort
Einige Namen sind einzigartig. Die von JRK-Gruppen zum Beispiel oder von Projekt-AGs. Über den Menü-Editor trägst du diese Werte ein. Sie sind dann nicht für das gesamte DRK sichtbar, sondern nur für die Gliederung, die du festlegst.
Diese einzigartigen Bezeichnungen ergänzt du als Administrator*in. Dazu rufst du über die Schnellnavigation im Seitenkopf den Bereich für Admins auf. Klicke dazu auf das Zahnrad. Klicke dann links in der Zeile auf “Menü-Editor”.
Du erhältst dann eine Liste, die zum Beispiel so aussieht:
Lege jetzt einen neuen Eintrag an:
Eintrag in der Personalakte
Jetzt kann jemand mit der entsprechenden Rolle diesen Eintrag in allen Personalakten machen, die es in der Gliederung gibt.
Beispiel: Eine Sachbearbeiterin im OV Musterweiler ruft die Personalakte von Fritzi Müller auf, geht in die Box "Mitgliedschaften" und wählt hier die entsprechende Werteliste aus. Dann kann sie den Eintrag "AG Renovierung DRK-Heim" auswählen und in der Personalakte ergänzen. Sachbearbeiter*innen in jedem anderen OV, die dieselbe Liste aufrufen, sehen den Eintrag dagegen nicht.
Vorteile
Einträge im Menü-Editor verfeinern später die Suche. Außerdem kannst du Rollen auf solche Einträge zuschneiden, also sehr gezielt beschränken.
In diesem Beispiel bedeutet das: Du kannst später genau abfragen: Wer wirkt mit in der AG Renovierung DRK-Heim und seit wann? Wie viele ehrenamtliche Stunden hat sich die Gruppe getroffen? Außerdem könntest du der AG-Leitung eine Rolle geben, mit der sie auf alle AG-Mitwirkenden zugreifen kann, aber auf keine anderen Akten.
Nicht übertreiben
Aber werde nicht übereifrig: Es ergibt keinen Sinn, denselben Eintrag in mehreren Wertelisten einzutragen. Verzichte also zum Beispiel darauf, die "AG Renovierung DRK-Heim" einmal in die Werteliste "Arbeitsgruppe/-kreis" und noch einmal in die Werteliste "Gruppe" einzutragen.
Und: Vermeide Dopplungen. Wenn es in der Werteliste schon einen Eintrag gibt wie den, den du gerade anlegen willst: Lass es. Die Folge wäre, dass der gleiche Wert zweimal auftaucht. Das kann beim Anlegen und beim Abfragen verwirren.
Außerdem: Wenn es einen Wert gibt, der fast genauso heißt, brauchst du ebenfalls keinen weiteren Wert anzulegen. Auch das könnte später verwirren. Unser Beispiel: Auf OV-Ebene gibt es einen Eintrag "AG DRK-Heim renovieren", von einer AG, die viele Jahre her ist. Dann nutze den bestehenden Eintrag, statt den Wert "AG Renovierung DRK-Heim" zu ergänzen. Denn: Wer später eine Abfrage macht, stellt sich dann die Frage: Welcher Wert ist denn jetzt der richtige?