Immer wieder mal wechseln Mitglieder den Verband. Dann kommen zuständige Sachbearbeiter*innen oder Administrator*innen ins Spiel. Sie können die Akte beantragen oder die Übergabe selbst in die Wege leiten. Der jeweils andere Verband braucht das dann nur noch zu bestätigen.
Der Grundgedanke ist: Im drkserver soll es pro Mitglied genau eine Akte geben. Für diese Mitgliedsakte können mehrere Menschen in mehreren Gliederungen zuständig sein. Diese und das Mitglied selbst halten die Akte gemeinsam auf dem aktuellen Stand. Das ist auch ein Beitrag dazu, sparsam mit den Daten umzugehen - und setzt damit eine Vorgabe der EU-Datenschutzgrundverordnung um.
Im Kern können dir diese Fälle begegnen:
Nachfolgend ein Beispiel für die Aktenfreigabe von dir (Fall 1) und an dich (Fall 3). Dabei gehen wir mal davon aus, dass du und jemand von der anderen Gliederung über den konkreten Fall gesprochen habt. Dann ist zumindest geklärt, dass beide Seiten den drkserver nutzen.
Darunter ist noch die sogenannte Dublettenprüfung erläutert.
Vorausgesetzt bei all dem hier ist, dass sowohl du als auch jemand in der anderen Gliederung mindestens Sachbearbeitungsrechte hat und für Personal verantwortlich ist. Mehr dazu siehst du in diesem Video (ab 2.20 min).
Das Szenario: Lotte Rielos ist Jugendrotkreuzmitglied in deiner Gliederung. Sie ist mit der Schule fertig und beginnt eine Ausbildung. Sie zieht dafür um, knapp 200 Kilometer weit weg. Sie will an einzelnen Wochenenden weiter für das Heimat-JRK aktiv sein. An ihrem neuen Wohnort will sie ebenfalls beim JRK mitmachen. So gehst du in der Akte von Lotte vor:
Jetzt siehst du in der Box “Mitgliedschaften” eine weitere Zeile mit der anderen Gliederung. Links neben dieser Gliederung ist ein oranger Punkt zu sehen. Jetzt liegt der Ball bei der anderen Gliederung.
Die andere Gliederung erfährt von deiner Freigabe, wenn ihr miteinander gesprochen habt. Oder über ein To-do. Das kann auch für dich interessant sein, wenn du eine Akte freigeben sollst.
Gegebenenfalls könnte die zuständige Person der anderen Gliederung jetzt von dir zusätzlich die Aktenführung beantragen. Damit ist der Wechsel der Feder von der Zeile in deiner Gliederung in die andere Gliederung gemeint.
Die zuständige Person würde auf den Button “Aktenführung beantragen” klicken und mit “OK” bestätigen. Du würdest, sobald du die Seite das nächste Mal aufrufst, in der Zeile der anderen Gliederung das Symbol “Sanduhr” sehen. Du könntest dann folgendes machen:
Die zuständige Person in der anderen Gliederung sollte eine Benachrichtigung im drkserver erhalten haben (Glockensymbol). Oder eine Push-Nachricht in der drkserver-App, wenn die Push-Nachricht aktiviert ist. Wer zuständig ist, öffnet die Nachricht und klickt auf “Freigabe bestätigen”.
In allen Fällen sollte das Ergebnis das gleiche sein: Der orange Punkt in der Zeile der anderen Gliederung verschwindet. Lottes Mitwirkung in der anderen Gliederung ist aktiv. Du und die zuständigen Personen in der anderen Gliederung können Lottes Akte sehen und bearbeiten.
Das kommt beim Anlegen einer (vermeintlich) neuen Personalakte schon mal vor: Du bist fertig mit dem Anlegen und der drkserver sagt dir: Hey, es gibt diese Akte schon. Denn: Der drkserver prüft beim Anlegen, ob es irgendwo im drkserver (also auch außerhalb deines Zugriffs) schon jemanden gibt mit demselben Vor- und Nachnamen und demselben Geburtsdatum.
In diesem Fall gibt es keinen Automatismus, der die zuständige Person in der anderen Gliederung informiert. Bitte frage die Suchmaschine deines Vertrauens nach der zuständigen Person vor Ort. Melde dich bei ihr und tausche dich mit ihr über eine Aktenfreigabe aus. Die zuständige Person kann dann dieselben Schritte machen, die weiter oben beschrieben sind.
Du kannst die Personalakte trotzdem anlegen. Es gibt dann aber zwei Mitgliedsakten für ein und denselben Menschen im drkserver. Das sollte schon aus Datenschutzgründen nicht sein.
Es ist nicht möglich, die beiden Akten zusammenzuführen. Sollte das nötig werden, tausche dich mit der anderen Gliederung aus. Ermittelt gemeinsam, welche Akte besser gepflegt ist. Übertragt die Informationen der nicht so gut gepflegten Akte in die besser gepflegte. Schiebt danach die nicht so gut gepflegte Akte ins Archiv.
Bindet das Mitglied, das ja im Zweifel von der doppelten Akte gar nichts weiß, mit ein - informiert es darüber. So verhindert ihr, dass es zu Verwirrung kommt, ein Mitglied sich zum Beispiel plötzlich nicht mehr in der drkserver-App anmelden kann.
Auch das kommt vor: Du bittest um eine Aktenfreigabe oder -übergabe. Aber auf der anderen Seite tut sich nichts. Weil es niemanden gibt. Oder niemanden mehr gibt. Oder sich niemand zuständig fühlt. In diesem Fall nutze ein Formblatt. Das findest du unter Downloads.