90 Teilnehmende haben sich fit gemacht im Umgang mit dem drkserver. Fragen kamen vor allen Dingen zur Mitgliederverwaltung. Damit nicht nur die Teilnehmenden, sondern alle was davon haben, stehen hier einige Tipps und Kniffe in Kürze.
1 Darf ich private E-Mail-Adressen eintragen?
Private E-Mail-Adressen sind Daten, die im drkserver verarbeitet werden dürfen. Du hast selbst in der Hand, welche Kontaktdaten in deiner Akte stehen. Das siehst du in der App und in der Desktop-Version unter „Kommunikation“. Hier kannst du es auch anpassen.
2 Was ist der Verteiler-Haken?
Jede E-Mail-Adresse und Telefonnummer kannst du mit einem Verteiler-Haken versehen. Die ist nicht für Newsletter gedacht. Es geht darum, dass deine Leitungs- und Führungskräfte dich für DRK-Belange erreichen können – per Mail oder über eine SMS.
3 Wie ändere ich das Eintrittsdatum?
Das Eintrittsdatum ist an die Mitgliedschaftsbox gekoppelt. Such dir hier die früheste Mitwirkung (erfahrungsgemäß häufig im JRK). Ändere das Datum ab. Speichern und fertig.
4 Wie trage ich ein Datum ein?
Trage das Datum ins Feld ein. Danach klicke irgendwo außerhalb des Feldes hin oder tippe auf die Tabulator-Taste. Dann ist das Datum gespeichert.
Du kannst Daten ohne Punkt und Leerzeichen eingeben, zum Beispiel 02082022. Der drkserver macht darauf 02.08.2022. Geht auch mit Uhrzeiten in Uhrzeiten-Feldern.
Extratipp: Wenn du statt der Zahlen ein „g“ eintippst, steht im Feld das Datum von gestern. Geht auch mit „h“ für heute und „m“ für morgen.
Wenn du den Kalender nutzt statt zu tippen, tippe oben auf den Monat. Dann hast du den Jahres-Überblick. Tippe dann oben auf das Jahr, um den Überblick für das ganze Jahrzehnt zu kriegen.
5 Was ist die aktenführende Gliederung?
In jeder Akte gibt es eine aktenführende Gliederung. In der Box „Mitgliedschaften“ ist die mit einer Feder gekennzeichnet. Details dazu stehen im Tipp unter A oder F auf der drkserver-Webseite.
6 Wie trage ich Obdachlosenhilfe ein?
Aktive in der Obdachlosenhilfe erfasst du in der Box „Mitgliedschaften“.
- Leg eine Mitwirkung in der Wohlfahrts- und Sozialarbeit an (entsprechende Rolle nötig)
- Dann in dieser Mitwirkung in der Spalte „Art Gremium/Gruppe“ die Liste „Arbeitsgruppe / -kreis“ auswählen
- Danach öffnet sich daneben eine weitere Liste, in der du nach „Obdachlos“ suchst
- Wähle den entsprechenden Eintrag (mit oder ohne Honorar/Aufwandsentschädigung)
- Dann Datum ergänzen und speichern
Warum das unter Wohlfahrts- und Sozialarbeit steht, liest du im entsprechenden Tipp auf der drkserver-Webseite.
7 Wer war noch nicht im drkserver?
Du hast alle Helferinnen und Helfer freigeschaltet. Jetzt willst du prüfen, wer sich noch nicht im drkserver angemeldet hat.
- Gehe in den Bereich „Abfragen/Auswertungen“
- Klicke auf die Filtergruppe (in der Mitte) „Häufig genutzte Werkzeuge“
- Danach beim Filter (erscheint darunter) „Helferzugang – wer war noch nicht drin“ links daneben einen Haken setzen
- In der Box Aktionen auf „anzeigen“ klicken
8 Wem fehlt ein Profilbild?
Das Profilbild ist wichtig für den Ausweisdruck. Um herauszufinden, wem das Profilbild noch fehlt, wählst du in der Filtergruppe „Häufig genutzte Werkzeuge“ den Filter „Ausweis – Profilbild fehlt“. Lies bei der vorherigen Frage weiter für mehr Infos zu Filtern und Filtergruppen. Apropos Ausweisdruck:
9 Wie bereite ich den Ausweisdruck vor?
Der Ausweisdruck pausiert weiterhin. Das wird auch bis voraussichtlich Mitte September so bleiben. Details auf der drkserver-Webseite.
10 Welche Support-Zeiten hat das drkserver-Team?
Aktuell ist das drkserver-Team montags und mittwochs von 8 bis 15 Uhr telefonisch erreichbar, donnerstags von 8 bis 12 Uhr. Montags bis donnerstags von 8 bis 15 Uhr sowie freitags bis mindestens 12 Uhr bearbeitet das Team auch die eingehenden Mails an support(at)drkserver(dot)org.
11 Wie widerspreche ich der Datenverarbeitung?
Wenn du nicht willst, dass deine Daten im drkserver verarbeitet werden, dann kannst du dem widersprechen. Das geht über den oder die Zuständige bei dir vor Ort. Du musst dann aber damit rechnen, dass Gliederungen, die den drkserver als maßgebliches Instrument nutzen, dich nicht mehr mitwirken lassen.
12 Wie trage ich Fahrzeugwartungen ein?
Das steht auf der Tipps-Seite unter W.
13 Planstellen und Gruppen: Was nehme ich wann?
Es gibt kein richtig oder falsch. Du entscheidest selbst, ob deine Liste eher lang ist oder eher kurz und wie viele Gruppen und Untergruppen und Unteruntergruppen du erstellst.
14 Wo sind die Serienereignisse?
Diese Funktion gibt es seit einiger Zeit nicht mehr. Stattdessen steht gerade an, ein sogenanntes "Ereignismanagement Dienstplan" zu entwickeln. Mehr dazu auf der Projektseite. Aktuell kannst du dir Ereignisse kopieren oder sie als Vorlage speichern. Was das eine vom anderen unterscheidet, steht im drkserver-Handbuch.
15 Wie blende ich To-dos aus?
Klicke auf das Klemmbrett oben. So kommst du ins Büro.
- Setze einen Haken bei allen offenen Aufgaben, die du aus der Liste entfernen möchtest
- Dann auf den Button „Auswahl“ klicken (findest du rechts über der obersten Aufgabe)
- Danach auf „Ausgewählte ausblenden“ klicken
Die Aufgaben stehen dann im Reiter „Ausgeblendet“ (Seitenmitte, oben).
Anmelden für die nächsten drkserver:impulse
Die nächsten drkserver:impulse finden im September statt, weitere im November. Details stehen auf der drkserver-Webseite. Im November verschieben sich zwei Schulungen: Die drkserver:impulse für die Mitglieder- und die Technikverwaltung finden eine Woche später statt als geplant: am 26. November (Samstag).