Neue Funktion in einigen Rollen jetzt freigeschaltet
Administrator*innen brauchen keine neue Rolle. Für sie ist die neue Funktion ab sofort in ihrer Rolle freigeschaltet. Auch Inhaber*innen der Rollen "Technik ändern" und "Technik lesen" brauchen die Zusatzrolle nicht. Administrator*innen und Inhaber*innen der Technikrollen können in den Abfragen auch oder ausschließlich nach Archivakten suchen. Wer die Rolle "Technik ändern" hat, kann im Technikarchiv selbst Akten abfragen, sie wieder in den aktiven Bestand zurückholen oder ganz löschen. Wer die Rolle "Technik lesen" hat, kann Archivdaten des Technikmoduls ausschließlich lesen.
Zusatzrolle für Sachbearbeiter*innen
Sachbearbeiter*innen benötigen eine Zusatzrolle namens "Abfrage auf Archivakten (Personal)". Dann können sie in den Abfragen im Mitglieder- und Technikmodul auch oder ausschließlich Archivakten finden. Im Archiv selbst haben sie lesenden Zugriff auf die Personalakten.
Die neue Rolle ist ab sofort für alle Gliederungen verfügbar. Administrator*innen können sie vergeben. Wie das geht, steht in einem TIpp zu den neuen Funktionen. Den findest du jetzt hier unter A.
Vorteil für Jahresstatistik - neuer Filter
Besonders in Sachen Jahresstatistik ist die Suche nach Archivakten in den Abfragen hilfreich. Dazu hat das Kompetenzzentrum zusätzlich einen neuen Filter eingerichtet. Den findest du in der Filtergruppe "Häufig genutzte Werkzeuge". Der Filter selbst heißt "Mitglieder am Jahresende".
Tipp mit weiteren Infos
Warum brauchen Sachbearbeiter*innen die Zusatzrolle, andere Rolleninaber*innen aber nicht? Wie unterscheiden sich Archivakten in den Abfrageergebnissen von aktiven Akten? Welche Auswirkungen hat die Archivsuche auf Auswertungen und Exporte? Diese und noch mehr Fragen beantwortet der Tipp, von dem du weiter oben schon gelesen hast. Du findest ihn hier unter A wie Archivabfragen.