E-Mail-Adressen sind nicht sichtbar
Jetzt können auch Helfer*innen jedem anderen Menschen im drkserver eine Nachricht schicken, nicht mehr nur bestimmte Personenkreise. Das geschieht, ohne dass du als Absender*in die E-Mail-Adressen der Empfänger*innen sehen oder kennen musst. Umgekehrt gilt das natürlich auch.
Als Absender*in ermittelst du Empfänger*innen ausschließlich über Vorname, Nachname und die aktenführende DRK-Gliederung. Also: Niemand sieht hier deine E-Mail-Adresse. Du als Absender*in gibst vor dem Versand lediglich eine E-Mail-Adresse an, unter der Empfänger*innen dir antworten können.
So läuft der Nachrichtenversand ab
Suche nach Empfänger*in
Eine Absenderin, wir nennen sie mal Fritzi Müller, will eine Nachricht an Max Panther aus dem OV Schmunzelhain schreiben. Sie gibt den Namen oder einen Teil davon ein in eines der Felder für Empfänger*innen. Dann aktiviert Fritzi mit Druck auf die Enter-Taste die Suche. Sie erhält drei Treffer. (Eine genauere Suche, zum Beispiel nach "Max Panther" hätte die Suche auf zwei reduziert.) Weil auch die aktenführende Gliederung zu sehen ist, ist für Fritzi klar, wer ihr Empfänger ist. Nach demselben Muster könnte sie weitere Empfänger*innen ergänzen. Maximal werden in dieser Liste 20 Namen angezeigt.
Adresse wählen
Dann wählt Fritzi über den Button "Adresse wählen" eine der E-Mail-Adressen aus, die in ihrer eigenen drkserver-Personalakte steht. Alternativ kann sie auch eine andere E-Mail-Adresse in das Feld "Antwort an" eintragen. Danach schreibt und verschickt Fritzi wie gewohnt die Nachricht. Zu diesem Zeitpunkt kennt Fritzi Müller die E-Mail-Adresse von Max Panther nicht.
Aus einer Mail werden mehrere
Im Fall von Fritzis Mail an Max nicht weiter von Bedeutung, aber schon, wenn du an mehrere Menschen schreibst: Die Empfänger*innen im „An“- und im „CC“-Feld werden beim Versand in das „BCC“-Bereich der Mails der Empfänger*innen kopiert. Sprich: Aus einer Mail an zum Beispiel vier Empfänger*innen werden vier Mails an je eine*n Empfänger*in. In jeder Mail steht also nur ein*e Empfänger*in. An der Oberfläche im drkserver ändert das nichts. Wir empfehlen etwas zu machen, was im Kompetenzzentrum und in vielen Landesverbänden schon gang und gäbe ist: Starte oder beende Mails an mehrere Empfänger*innen mit einer Zeile „Verteiler: Gruppe der Empfänger*innen“.
Nachricht erreicht Empfänger*innen auf zwei Wegen
Nachdem Fritzi die Mail verschickt hat, passieren zwei Dinge: Die Nachricht erreicht Max Panther im drkserver. Das Symbol "Brief" im Seitenkopf ist mit einer weißen Zahl auf rotem Grund versehen. So kennst du das ja auch von Apps auf deinem Smartphone, wenn du neue Nachrichten bekommen hast. Max Panther sieht, das Fritzi Müller ihm geschrieben hat, und kann auf die Nachricht antworten.
Gängiger wird aber der folgende Fall sein: Max Panther erhält in seinem E-Mail-Programm eine Nachricht. Welches E-Mail-Programm das ist, hängt davon ab, welche E-Mail-Adresse(n) in Max´ Personalakte im drkserver stehen. Der E-Mail-Absender ist "noreply (at) drkserver.org", ergänzt um den Namen Fritzi Müller. Erst wenn Max in seinem E-Mail-Programm auf "Antworten" klickt, sieht er die E-Mail-Adresse von Fritzi, die diese vorher eingegeben hat.
Information zur Datenverarbeitung angepasst
Die Information zur Datenverarbeitung sind entsprechend angepasst. Die Datenverarbeitung hier leitet sich ab aus der zentralen Aufgabe des drkservers, wie sie auch in der Vision des drkservers auf der drkserver-Webseite zu lesen ist. Abgeleitet aus den satzungsgemäßen Aufgaben des DRK, liegt hier eine Datenverarbeitung vor "im Sinne des Komplexen Hilfeleistungssystems, um in Krisen- und Notfallsituationen schnell und angemessen reagieren zu können", schreibt dazu der Datenschutzbeauftragte drkserver. Entscheidend sei Art. 6 (19 b) der Datenschutz-Grundverordnung: "Eine auf Hilfeleistung ausgerichtete Organisation ist zwingend auf eine Kommunikation Ihrer Mitglieder untereinander angewiesen." Bei deiner nächsten Anmeldung im drkserver nimmst du die neuen Informationen zur Datenverarbeitung einmalig zur Kenntnis. (Vielleicht hast du das sogar schon gemacht.) Das ist in deiner Personalakte in der Box "Untersuchungen/Nachweise" auch zu sehen.
Im Vorfeld informiert
Dass Jede*r Jede*n anschreiben kann, war vorher nicht der Fall. Anwender*innen müssen im Vorfeld von einer Anpassung dieser Art informiert werden. Das hat das Kompetenzzentrum drkserver über eine Mail an alle Anwender*innen gemacht. Ob auch alle E-Mail-Adressen gültig sind, ist nicht nachprüfbar und gemäß Datenschutzbeauftragtem auch nicht durch das Kompetenzzentrum zu gewährleisten. Die Administrator*innen hatte das Kompetenzzentrum schon zuvor darüber informiert. Damit ist es über die Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten drkserver noch ein Stück hinausgegangen.
Idee geht auf Administrator*innen zurück
Das Nachrichtenmodul für alle Helfer*innen freizugeben ist eine Idee mehrerer Administrator*innen. Sie hielten es für wichtig Helfer*innen die Möglichkeit zu geben im drkserver auf Nachrichten von zum Beispiel Leitungskräften zu antworten. Oder: Ein*e eingeplante*r Helfer*in ist kurzfristig verhindert. Er oder sie kann dann selbstständig auch andere Helfer*innen als Ersatz anfragen (und die in einem nächsten Schritt mit den Planenden vernetzen).