Ereignismanagement Serientermine

Ereignisse in Serie: Das Ereignismanagement Serientermine soll es dir einfacher machen, wiederkehrende Ereignisse schnell zu planen. Der Schwerpunkt liegt bei kleinen bis mittleren Diensten, Einsätzen und Veranstaltungen, die meist auf Orts- und Kreisverbandsebene stattfinden.

Stand: 31. Oktober 2023

Hol' dir hier schon mal einen Vorgeschmack auf das neue Ereignismanagement Serientermine. Die Bilder stammen aus der Designphase des Projekts. Damit bekommst du einen Eindruck, wie das Ereignismanagement Serientermine aussieht und wie du es nutzt. An der Optik und den Inhalten kann sich im Laufe der Entwicklung noch was ändern.

Eine Serie anlegen, das geht in wenigen Schritten. Du gibst einige Daten zum ersten Ereignis der Serie an. Dann legst du den Rhythmus fest, in dem das Ereignis stattfinden soll - zum Beispiel mehrmals in der Woche an den selben Tagen, wöchentlich oder monatlich.

Hier siehst du, wie viele Menschen sich für welchen Termin der Serie gemeldet haben. Es gibt einige Komfortfunktionen, hier als Beispiel der Termin in der Mitte: Das Ausrufezeichen zeigt dir an, dass dieser Termin von der Serie abweicht. Er dauert länger und beginnt früher.

Wenn du mit Planstellen arbeitest, kannst du auch die Besetzung prüfen. Dazu legst du den Schalter oben in der Mitte um. Ein Farbschema zeigt dir, an welchen Terminen du noch Personal brauchst.

So sieht die Blaupause deines Serientermins aus - gewissermaßen die Vorlage für jeden Termin der Serie. Solltest du für einzelne Termine der Serie mehr oder andere Planstellen brauchen, passt du das für einzelne Termine an.

Ereignismanagement: Was wofür?

Künftig gibt es also:

das Ereignismanagement Basis
das Ereignismanagement Klassik
das Ereignismanagement Serientermine

Was benutzt du wofür?

Das Ereignismanagement Basis eignet sich besonders für die kleinen Termine vor Ort, vor allen Dingen in Ortsvereinen und Kreisverbänden - eben: an der Basis. Dienste, Einsätze, Veranstaltungen, die wenig aufwändig und personalintensiv sind, kannst du darüber abbilden.
Das Ereignismanagement Klassik kannst du vor allen Dingen für aufwändigere Ereignisse nutzen. Größere Veranstaltungen mit mehreren Einsatzorten, eine Planung mit Planstellengruppen oder Ausbildungen, die du über einen Dienstweg ausschreiben möchtest, fallen darunter. Wenn du merkst, dass es im Ereignismanagement Basis doch noch das eine kleine Detail gibt, das du unbedingt abbilden möchtest, dann kannst du dafür ebenfalls das Ereignismanagement Klassik nutzen.
Das Ereignismanagement Serientermine ist eine Erweiterung für das Ereignismanagement Basis, kein komplett neues Modul. Du nutzt es für wiederkehrende Termine und es fügt sich in das neue Ereignismanagement Basis ein.

Erweiterung, kein neues Modul

Erweiterung, das kennst du zum Beispiel dann, wenn du Gesellschaftsspiele spielst: Du kaufst ein komplett neues Spiel, zum Beispiel "Die Siedler von Catan" oder "Die Abenteuer des Robin Hood". Für ein noch größeres Spielerlebnis holst du dir auch noch "Aufbruch der Menschheit" oder "Bruder Tuck in Gefahr" dazu, eine der Erweiterungen. Beide kannst du nur spielen, wenn du das jeweilige Grundspiel besitzt.

Das ist beim Ereignismanagement Serientermine auch so. Du nutzt als Grundlage das neue Ereignismanagement Basis um deine Serientermine zu erstellen. Die einzelnen Termine einer Serie kannst du im Ereignismanagement Klassik oder im Ereignismanagement Basis bearbeiten.

Ideen von Anwenderinnen und Anwendern als Auslöser

Ein Ereignismanagement Serientermine zu entwickeln, diese Idee gibt es schon eine ganze Weile. Es gab im (klassischen) Ereignismanagement zunächst auch eine Funktion für Serienereignisse. Die war aber zu anfällig für Fehler und die vielen unterschiedlichen Bedarfe des DRK.

Das Team vom drkserver hat im Vorfeld mit Menschen gesprochen, die das bisherige Ereignismanagement schon in ihrem DRK-Alltag nutzen. Daraus und aus den Rückmeldungen weiterer Anwenderinnen und Anwender ist eine Liste entstanden mit Inhalten für ein Ereignismanagement Serientermine.

Die Quadratur des Kreises (?)

Die Kunst dabei: Es soll nicht komplex sein, obwohl das DRK komplex ist. Es soll eine überschaubare Anzahl an Funktionen haben, obwohl viele Anwendende viele Funktionen des bisherigen Ereignismanagements schon liebgewonnen haben. Es soll nicht nur eine Gemeinschaft bedienen, obwohl die Gemeinschaften zum Teil sehr unterschiedliche Bedarfe haben. Und natürlich: intuitiv, einfach, schnell. - Quadratur des Kreises, anyone?

Zusammenarbeit mit mehreren Firmen

Das drkserver-Team arbeitet wie auch beim Ereignismanagement Basis mit den Leipziger Webentwicklerinnen und -entwicklern der Firma Mogic zusammen. Mit dieser Firma findet ein Vorprojekt statt. Arbeitsergebnis des Vorprojekts wird ein Funktionsprototyp, aus dem du weiter oben einige Bilder ansehen kannst. Jetzt gibt es laufend Gespräche zwischen dem Team des drkservers und dem Team von Mogic. Sie stimmen den Projektzeitplan ab, sehen sich Funktionsvorschläge im Detail an und diskutieren darüber.

Parallel dazu spricht das Team vom drkserver mit der Firma Gutzmann, die die drkserver-Schnittstelle programmiert und diese für das Ereignismanagement Serientermine erweitert. Über die Schnittstelle kommuniziert das Ereignismanagement Serientermine mit der Datenbank des drkservers.

Aktueller Sachstand: Funktionsprototyp

Gerade wird der Funktionsprototyp des Ereignismanagements Serientermine aus dem Vorprojekt überarbeitet. Ein Funktionsprototyp stellt die einzelnen Programmfunktionen interaktiv dar. Bei Tests lässt sich feststellen, ob das Programm nützlich und benutzer*innenfreundlich sein wird. Den Funktionsprototypen hat das drkserver-Team einer Gruppe von Rotkreuzlerinnen und Rotkreuzlern vorgestellt und ihr Feedback gesammelt. Das Feedback fließt gerade in die abschließende Überarbeitung des Prototyps ein, um damit das Vorprojekt abzuschließen.

Ausblick

Die Funktionen des Ereignismanagement Serientermine werden Schritt für Schritt umgesetzt. Wenn es konkret wird, wird das ebenfalls hier stehen. Das gilt auch für offene Testphasen und für ein konkretes Datum zur Veröffentlichung. Mehr Infos kriegst du dann auch über den News-Bereich der drkserver-App und den News-Bereich der drkserver-Webseite.