Aus der Praxis für die Praxis

Was bringt mir der drkserver? Eine ganze Menge. Hier siehst du eine große Auswahl an Anwendungsfällen. Diese Liste wächst ständig. Schau am besten immer wieder mal vorbei.

Die Anwendungsfälle sind alphabetisch sortiert. Dabei steht häufig, wo du die Daten einträgst, wie du vorgehst oder auch mal ein Link zu mehr Infos.

Du kannst entweder einfach durchscrollen oder du nutzt die Such-Funktion. Tippe dazu die Tasten "Strg" und "F" (für "Finden") auf deiner Tastatur und gebe ein Stichwort ein.

Du hast auch noch einen Vorschlag für ein Stichwort? Dann her damit an support@drkserver.org mit dem Betreff "Aus der Praxis". Dazu schreibst du am besten ein paar kurze, aber sehr konkrete Sätze, warum dieser Anwendungsfall dir in deinem DRK-Alltag hilft.

Die drei neuesten Einträge stehen mit dem Datum, an dem sie auf dieser Seite erschienen sind, auch ganz oben über der A-bis-Z-Liste.

Erste Veröffentlichung der Liste und damit aktueller Stand: 10. Januar 2022

• Abwesenheiten
  • Einsatzdienste > Box: Verfügbarkeit; in der App: Meine Akte > Abwesenheit
  • Auswertung: Verfügbarkeiten
• Abstimmungen
  • Export: DRK - Veranstaltungen - Stimmzettel
• Adressen
  • Stammdaten; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Adressenliste
• Adressetiketten
  • Stammdaten für die Adressen; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Adressetiketten (z. B. für Serienbriefe mit der Post)
• Alarmspitze
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften
  • Auswertung: Reiter Auswertungen > Auswertung: Alarmspitze; Details: Tipps > A > Alarmspitze
• Ämter
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften; in der App: Meine Akte > Mitgliedschaften
  • Auswertung: Funktionen/Ämter
• Änderungshistorie
  • Wer hat wann was an (m)einer Akte geändert?
  • Button mit geschwungenem Pfeil oben rechts in der eigenen Akte
  • Auswertung: Änderungshistorie
• Arbeitgeber*in
  • z. B. für Dankesschreiben, weil DRK-Arbeitnehmer*in für Katastrophenhilfe freigestellt wurde
  • Stammdaten > Box: Adressen; in der App: Meine Akte > Angehörige/Arbeitgeber
  • Auswertung: Arbeitgeber*in
• Ausbildungen
  • welche sind da, welche fehlen?
  • Qualifikationen > Box: Ausbildungen; in der App: Meine Akte > Ausbildungen
  • Auswertung: Ausbildungen
  • Export z. B.: DRK - Ausbildungen - Qualimatrix HGA/EKA
• Ausflug planen
  • Auswertungen z. B.: Fahrerlaubnis, Überprüfung der Fahrerlaubnis, Teilnahmeliste
  • Export z. B.: Selbstverpflichtung gegen sexualisierte Gewalt
  • Ereignismanagement
• Ausweise
  • Verwaltung > Ausweise; in der App ähnlich als ID-Karten: Symbol Schublade oben > Registrierungskarte mit Stern markieren = ID-Karte im entsprechenden Gemeinschafts-Design
  • Auswertungen: Ausweise (Übersicht), DRK-Ausweis, JRK-Ausweis (jeweils für Bestellung beim drkserver-Team), Einzel-Ausweis (zum Drucken vor Ort), Rotkreuz-Ausweis (alter Papierausweis)

• Bankverbindung
  • z. B. um Überweisungen in die Wege zu leiten. Ein Rechnungsmodul ist derzeit kein Bestandteil des drkservers.
  • Verwaltung > Box: Bankverbindung
  • Auswertung: Bankverbindung. Für diese Auswertung brauchen Anwender*innen eine besondere Rollenzuordnung.
• Barcode-Etiketten
  • z. B. um das Registrieren bei Veranstaltungen zu beschleunigen. Barcodes auf Papier oder auf Klebeetiketten ausdrucken, beim Registrieren einscannen
  • Barcodes sind auch Teil anderer Auswertungen, zum Beispiel der Teilnahmeliste
  • Stammdaten
  • Auswertung: Barcode-Personal-Etiketten
• Bearbeiter*innen
  • prüfen, wer eine Akte zuletzt bearbeitet hat
  • Wer auf welche Akten Zugriff hat, regelt ein Rollen- und Rechte-Konzept
  • Benutzerzugang > Box: Benutzerrechte
  • Auswertung: Bearbeiter*inliste
• Belehrungen
  • Auswertung: Untersuchungen
• Beruf
  • Verwaltung > Box: Bildung/Beruf
  • Auswertung: Bildung/Beruf
  • Export: Bescheinigung für Berufspendler*innen (Genehmigung zum freien Bewegen bei Lockdown)
• Bootsführerschein
  • Export: Bootsführerschein

• Corona-Pandemie
  • Corona-Blog für mehr Infos, welche Daten es sich besonders zu pflegen lohnt
  • Auswertung z. B.: Untersuchungen (hier: Impfung)
  • Export z. B.: Berufspendler*innen-Bescheinigung, Covid-19-Impfstatus für Einsatzplanung
  • Terminübersicht

• Dankesschreiben
  • Stammdaten > Box: Adressen; in der App: Meine Akte > Arbeitgeber/Angehörige
  • Auswertung: Arbeitgeber*in
• Datenschutz
  • z. B.: Wer hat warum Zugriff auf meine Akte (Rollen-Rechte-Konzept), welche Daten werden verarbeitet und warum, Verstoß gegen Datenschutz melden 
  • Auswertungen z. B.: Benutzer*inliste, Änderungshistorie
• Datenschutzprüfung
  • Benutzerzugang > Box: Benutzerrechte
  • Auswertung: Benutzer*inzugänge - Übersicht aller zugeordneten Rollen, u. a. für die (mindestens) jährliche datenschutzrechtliche Prüfung (mehr dazu auf der Seite "Zugriffsberechtigungskonzept")
• Delegierte
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften > Spalte: Funktion/Amt/StAN-Stelle; in der App: Meine Akte > Mitgliedschaften
  • Auswertung: Funktionen/Ämter
• Dienstbuch
  • bündelt alle verarbeiteten Daten
  • Auswertung: Karteikarte (gibt vollständiges Dienstbuch oder Teile davon aus, auch für Auskunftsersuchen)
• Dienstnachweise, Dienstzeiten
  • z. B. Summe aller Dienststunden in einem Jahr für Jahresbericht, Neujahrsempfang oder Presse
  • Übersicht des ehrenamtlichen Engagements sortiert nach Ereignissen oder Aktiven
  • Einsatzdienste > Box: Dienstnachweise; in der App: Meine Akte > Dienstnachweise; alternativ: beim Beenden eines Ereignisses Zeiten in die Akte schreiben
  • Auswertungen: Dienstbesuche, Dienstnachweise
  • Export: DRK - Dienstnachweise (auch nach Datum und nach Name)

• Ehrungen
  • Verwaltung > Box: Ehrungen; im Technikmodul: Mengenartikel > Kennzeichen/Abzeichen > Orden-/Ehrenzeichen
  • Auswertung: Ehrungen; Terminübersicht > Kategorie: Ehrungen
• Einsätze planen
  • läuft im Wesentlichen über das Ereignismanagement
  • diverse Informationen aus der Personalakte, z. B. Qualifikationen, Ausbildungen, Alter, Führerscheine
  • Auswertungen z. B.: Fahrerlaubnis, Überprüfung der Fahrerlaubnis, Registrierung der Einsatzkräfte, Personalplanungsbögen mit oder ohne StAN 
• Einsatzkräftegrundausbildung (EKA) (vorher: HGA)
  • Qualifikationen > Box: Ausbildungen; in der App: Meine Akte > Ausbildungen
  • Export: DRK - Ausbildungen - Qualimatrix HGA/EKA
• Eintrittsdatum
  • Stammdaten; in der App: Meine Akte > Stammdaten > Personalnummer, Verband, Eintritt
  • Anpassen über Stammdaten > Box: Kommunikation (> Datum der frühesten Mitwirkung, häufig JRK)
  • Auswertungen z. B.: Ehrungen
• E-Mail-Adressen, E-Mail-Verteiler
  • Stammdaten > Box: Kommunikation; in der App: Meine Akte > Kommunikation
  • Abfragen: Merklisten, E-Mail-Verteiler 
  • Auswertung: Erreichbarkeiten
• Erziehungsberechtigte erreichen
  • Stammdaten > Adressen; in der App: Meine Akte > Arbeitgeber/Angehörige
  • Auswertung: Kontaktadressen
• Etiketten
  • mehr unter "Barcode-Etiketten"

• Fehlt, fehlend
  • Filtergruppen z. B.: Fahrerlaubnisse, Häufig genutzte Werkzeuge (z. B. Profilbild, E-Mailfelder oder Datumsfelder leer)
  • Auswertung z. B.: Ohne Untersuchung
• Fremdsprachen
  • Qualifikationen > Box: Fremdsprachen; in der App: Meine Akte > Fremdsprachen
  • Auswertung: Fremdsprachen
• Führerscheinkontrolle
  • Qualifikationen > Box: Fahrerlaubnisse; in der App: Meine Akte > Fahrerlaubnisse
  • Auswertung: Überprüfung der Fahrerlaubnis
• Führungs-/Leitungskräfte, Funktionen
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften, Spalte: Funktion/Amt/StAN-Stelle; in der App: Meine Akte > Mitgliedschaften
  • Auswertung: Funktionen/Ämter

• Geburtstage
  • Stammdaten; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Geburtstagsliste
  • Terminübersicht
• Geräteeinweisun nach § 10 MPBetreibV
  • Verwaltung > Box: Untersuchungen > Typ: MPG
  • Auswertung: Untersuchungen > MPG (Medizin-Produkte-Gesetz)
• Glückwünsche
  • Verwaltung > Box: Familienereignisse
  • Auswertung: Familienereignisse
• Gremien/Gemeinschaften
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Zugehörigkeiten Gremien/Gemeinschaften

• Helfer*iningrundausbildung (HGA) (jetzt: EKA)
  • Qualifikationen > Box: Ausbildungen; in der App: Meine Akte > Ausbildungen
  • Export: DRK - Ausbildungen - Qualimatrix HGA/EKA
• Helferzugang/Helfer*inzugang
  • Voraussetzung für Verwendung der App, fürs Anmelden zu Ereignissen, für Datenpflege durch das Mitglied
  • Details: Tipps > Z > Zugang freischalten

• Jahresbericht, Jahreshauptversammlung
  • Auswertungen z. B.: Ehrungen, Dienstnachweis (Summe aller Stunden auf der letzten Seite), Teilnahmeliste
• Jährliche... Prüfungen, Untersuchungen, Unterweisungen usw. 
  • Auswertungen z. B.: Untersuchungen, Überprüfung der Fahrerlaubnisse, Lehrberechtigung
• JRK-Ausweis
  • Verwaltung > Ausweise; in der App ähnlich als ID-Karten: Symbol Schublade oben > Registrierungskarte mit Stern markieren = ID-Karte im entsprechenden Gemeinschafts-Design
  • Auswertungen: JRK-Ausweis (für Bestellung beim drkserver-Team), Einzel-Ausweis (zum Drucken vor Ort im Design, das bis 2021 gültig war)

• Katastrophenhilfe, Katastrophenfall, K-Schutz
  • Auswertungen z. B.: Kontaktadressen, Fahrerlaubnis, Erreichbarkeiten, Arbeitgeber, Einsatzeinheiten Personalbögen, Personenliste
• K-Dotation (nur in NRW)
  • Reiter Auswertungen > Auswertung: Personalbogen EE NRW
• Klebeschilder
  • siehe "Barcode-Etiketten"

• Lehrberechtigungen
  • Qualifikationen > Box "Lehrberechtigungen"
  • Auswertung: Lehrberechtigungen

• Mitgliedschaften/Mitwirkungen
  • DRK-Lebenslauf auf einen Blick mit Gemeinschaften, Gremien etc.
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften; in der App: Meine Akte > Mitgliedschaften
  • Auswertungen z. B.: Mitgliedschaften, Funktionen/Ämter
  • Details: Tipps > M > Mitwirkungsbox (mehrere Tipps)
• Mitgliedsjahre
  • Eintrittsdatum: errechnet sich über früheste Mitwirkung > Box: Mitgliedschaften
  • Terminübersicht (Zeit von Eintritt bis jetzt, Unterbrechungen nicht berücksichtigt)
  • Auswertung: Mitgliedsjahre (Unterbrechungen berücksichtigt)
  • Exporte: Mitgliedsjahre auch in Gemeinschaften, Gruppen, Gremien
• MPG (Medizin-Produkte-Gesetz)
  • Verwaltung > Box Untersuchungen > Typ: MPG
  • Auswertung: Untersuchungen > MPG

• Nachweise
  • Verwaltung > Box: Untersuchungen > Typ: Untersuchungen/Nachweise
  • Auswertung: Untersuchungen
• Namensschilder
  • Export: DRK - Veranstaltungen - Tischaufsteller
• Neujahrsempfang
  • Auswertungen z. B.: Dienstnachweise (Summe aller Stunden auf der letzten Seite), Teilnahmeliste, Ehrungen, Geburtstagsliste
  • Exporte z. B.: Ehrungen, Geburtstage, Tischaufsteller, Stimmzettel

• Postversand, z. B. als Serienbrief
  • Stammdaten; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Adressenliste
• Presse
  • Auswertung z. B.: Dienstnachweise (Summe aller Stunden auf der letzten Seite), Standard (Mitgliederzahl)

• Regelmäßige... Prüfungen, Untersuchungen, Unterweisungen, Nachweise, ...
  • Auswertungen z. B.: Untersuchungen, Überprüfung der Fahrerlaubnisse, Lehrberechtigungen, Benutzer*inzugänge (für die regelmäßige Datenschutzprüfung, gemeinsam mit der Tabelle zur Rollenzuordnung; mehr zu Auswertung und Tabelle im Zugriffsberechtigungskonzept)
• Registrierung der Einsatzkräfte
  • läuft im Wesentlichen über das Ereignismanagement
  • diverse Informationen aus der Personalakte, z. B. Qualifikationen, Ausbildungen, Alter, Führerscheine
  • Auswertungen z. B.: Fahrerlaubnis, Überprüfung der Fahrerlaubnis, Registrierung der Einsatzkräfte, Personalplanungsbögen mit oder ohne StAN

• Serienbriefe
  • auch z. B. für Urkunden. Vorlagen für Urkunde oder Briefe stellt der drkserver nicht zur Verfügung, weil die Bedarfe vor Ort zu unterschiedlich sind.
  • Stammdaten; in der App: Meine Akte > Stammdaten
  • Auswertung: Adressenliste (als xls oder xlsx) (Unter "Exporte" haben einige Landes- und Kreisverbänden weitere Serienbrief-Vorlagen angelegt. Die Kontaktdaten in diesen Vorlagen blähen diese aber auf und erfordern häufig noch Nacharbeit, bevor es mit dem Serienbrief-Druck losgehen kann.) 
• Stimmzettel
  • Export: DRK - Veranstaltungen - Stimmzettel

• Teilnahmelisten
  • Für praktisch alle Ereignisse von der JRK-Gruppenstunde über Ausbildungen bis hin zu Groß-Events.
  • Auswertung: Teilnehmerliste (enthält Unterschriftenfeld, Kommen- und Gehen-Felder, Freifelder für bis zu 5 Last-Minute-Teilnehmende)
  • Export: DRK - Teilnehmendenliste mit Wohnort und Geburtsjahr (enthält Unterschriftenfeld, Felder für Kommen, Gehen, gefahrene Kilometer, Freifelder für bis zu 5 Last-Minute-Teilnehmende) 
• Telefonnummern
  • Stammdaten > Box: Kommunikation; in der App: Meine Akte > Kommunikation
  • Auswertung: Erreichbarkeiten
• Tischaufsteller
  • Export: DRK - Veranstaltungen - Tischaufsteller

• Untersuchungen
  • ärztliche Untersuchungen (zur Dokumentation gemäß Datenschutz), z. B. allgemeine Helfer*innenuntersuchung gemäß Ordnung, körperliche und geistige Eignung in Sachen Wasserwacht, für Atemschutzgeräteträger*innen
  • Verwaltung > Box: Untersuchungen > Typ: ärztliche Untersuchung
  • Auswertungen: Untersuchungen
• Unterweisungen
  • z. B. Einweisungen, Erstbelehrungen, jährliche Unterweisungen, Unterweisungen nach Arbeitsschutzgesetz, StGB, DGUV 
  • Verwaltung > Box: Untersuchungen > Typ: Belehrungen/Unterweisungen
• Urkunden
  • Benutzerzugang > Box: Dokumente (zum Hochladen bereits bestehender Urkunden)
  • Auswertung z. B.: Ehrungen, Ausbildungen, Lehrberechtigungen (Excel als Grundlage für Urkunde, die über Serienbrieffunktion erstellt wird) 

• Vermerke/Nachweise
  • z. B.: Brandschutzunterweisung, Geräteeinweisung, Rettungshundeprüfungen, diverse Einträge zu Flugdienst und Wasserwacht
  • Verwaltung > Box: Untersuchungen
  • Auswertungen z. B.: Untersuchungen, Überprüfung der Fahrerlaubnisse, Lehrberechtigungen, Benutzer*inzugänge (für die regelmäßige Datenschutzprüfung, gemeinsam mit der Tabelle zur Rollenzuordnung; mehr zu Auswertung und Tabelle im Zugriffsberechtigungskonzept)

• Wahlen
  • Stammdaten > Box: Mitgliedschaften > Spalte "Funktion/Amt/StAN-Stelle"; in der App: Meine Akte > Mitgliedschaften
  • Auswertung: Funktionen/Ämter
    • Details: Tipps > M > Mitwirkungsbox: Der Reiter „Funktionen“
  • Export: DRK - Veranstaltungen - Stimmzettel
• Wer macht was?
  • Auswertung: Namensliste (z. B. Liste von Hand befüllen mit Aufgaben vor einer Veranstaltung)
• Wertschätzung
  • diverse Stellen in drkserver-Personalakte und eine gut gepflegte Personalakte als Ganzes
  • Helferzugang/Helfer*inzugang
    • Voraussetzung für Verwendung der App, fürs Anmelden zu Ereignissen, für Datenpflege durch das Mitglied
    • Details: Tipps > Z > Zugang freischalten
  • Auswertungen z. B.: Familienereignis, Geburtstagsliste, Ehrungen, Mitgliedschaften, Mitgliedsjahre, Dienststunden (Summe auf der letzten Seite)